Чек-лист квалификационного дела водителя: что должно быть в DQ file до первого рейса

Квалификационное дело водителя (driver qualification file, DQ file) — самый скучный документ в тракинге и один из самых дорогих, если в нём ошибиться. При проверке соответствия его одним из первых запрашивает аудитор. После серьёзного ДТП его одним из первых истребует адвокат истца. Отсутствующий сертификат практического экзамена или просроченная проверка прошлых работодателей редко становятся причиной аварии, но могут превратить защитимое дело в очень дорогое.

Этот чек-лист устроен так, как он нужен занятому специалисту по безопасности: по тому, когда требуется каждый документ. Он основан на 49 CFR Part 391 и связанных правилах Clearinghouse в Part 382. Всегда сверяйтесь с действующей редакцией — детали меняются.

Кому нужен DQ file

Всем, кто водит коммерческое транспортное средство (CMV) для вашего бизнеса, а не только штатным водителям на полную ставку. Это в том числе:

• owner-operators, работающие по договору аренды;
• водители на неполный день и сезонные водители;
• механики, которые обкатывают траки на дорогах общего пользования;
• работники площадки, перегоняющие технику за пределами огороженной территории;
• диспетчеры и менеджеры, которые иногда подменяют водителя.

Если человек может вести CMV по дороге общего пользования — заводите дело.

Этап 1: до того, как водитель поведёт CMV

Ничто из этой группы не может ждать. Водитель не должен трогать трак, пока всё это не лежит в деле.

Анкета соискателя (§391.21)

Полная подписанная анкета, в которой есть:

• личные данные и сведения о каждом водительском удостоверении за последние три года;
• история трудоустройства за три года;
• для водителей с CDL — ещё семь лет истории по любой работе за рулём CMV (всего десять лет);
• ДТП и нарушения ПДД за последние три года;
• любые отказы в выдаче, приостановления или лишения прав.

Проверьте анкету на пустые поля до того, как её принять. Анкета с пропусками — одно из самых частых замечаний аудиторов.

Предварительный тест на наркотики

Отрицательный результат предварительного теста DOT на наркотики для водителей с CDL — до выполнения первой функции, связанной с безопасностью. Также спросите водителя письменно, не проваливал ли он предварительный тест у другого работодателя и не отказывался ли от него без прохождения процедуры возвращения к работе (return-to-duty).

Полный запрос в Clearinghouse

Для водителей с CDL и CLP — полный предварительный запрос в FMCSA Drug & Alcohol Clearinghouse, подтверждающий, что водитель не находится в запрещённом статусе. Водитель должен дать электронное согласие в своём аккаунте Clearinghouse. По разъяснению FMCSA, результаты запроса хранятся в самом Clearinghouse, но сохраните запись о том, что вы его провели, и когда.

Медицинская годность

• Водители с CDL: выписка MVR, где видна действующая медицинская сертификация, — медицинский статус теперь передаётся в базу штата. Копию медицинской карты тоже сохраните, если она есть: она помогает в промежутке после нового осмотра.
• Водители CMV без CDL: копия сертификата медицинского эксперта и подтверждение, что эксперт состоит в Национальном реестре сертифицированных медицинских экспертов (National Registry).
• Медицинские исключения или сертификат оценки навыков, если применимо.

Практический экзамен или эквивалент (§§391.31, 391.33)

Одно из следующего:

• сертификат и бланк практического экзамена, проведённого вашей компанией;
• сертификат экзамена от другого перевозчика, выданный в пределах трёх лет;
• копия действующего CDL, принятая вместо экзамена (не допускается для водителей, которых нанимают на двойные и тройные прицепы или цистерны).

Экзамен должен пройти до первого рейса. Сертификат, датированный позже первой поездки водителя, — классическое замечание аудитора.

Первичная проверка MVR

Многие консультанты по безопасности советуют запрашивать текущий MVR штата до первого рейса, хотя формальный срок — 30 дней. Так вы убедитесь, что права действительны, категория и отметки (endorsements) соответствуют работе и после подачи анкеты ничего нового не появилось.

Часы работы для новых или нерегулярных водителей

Подписанная справка о рабочих часах за предыдущие семь дней (или журналы предыдущего работодателя), чтобы знать, что водитель может законно начать работу.

Расписка об ознакомлении с политикой

Подписанная расписка о том, что водитель получил вашу политику тестирования на наркотики и алкоголь и обучающие материалы.

Этап 2: в течение 30 дней после найма

MVR из каждого штата

Выписка MVR из каждого штата, выдававшего водителю права за предыдущие три года (§391.23).

История безопасности на прошлых местах работы

Запросы всем работодателям, подпадающим под регулирование DOT, за последние три года — о ДТП водителя и, если он был в программе тестирования DOT, о нарушениях, связанных с наркотиками и алкоголем. Если бывший работодатель не отвечает, задокументируйте добросовестные попытки: даты, способы, повторные запросы. Ответы хранятся в Driver Investigation History File — у него более строгие требования к конфиденциальности, чем у самого DQ file.

Многие перевозчики не ждут 30 дней. Если закончить проверку до первого рейса, не будет периода, когда водитель за рулём, а его история ещё не собрана.

Этап 3: ежегодно

• Ежегодный MVR из каждого штата, где у водителя есть права.
• Ежегодный анализ истории вождения ответственным сотрудником перевозчика — с именем проверяющего и датой.
• Ежегодный ограниченный запрос в Clearinghouse по каждому водителю с CDL при наличии общего письменного согласия. Если ограниченный запрос что-то показал, в течение 24 часов нужно провести полный запрос с электронным согласием водителя.

Внесите это в календарь. Ежегодные пункты легко забыть, когда водитель работает у вас много лет, а аудитор считает пропущенный ежегодный запрос отдельным нарушением, не связанным с предварительным.

Этап 4: при изменениях

• Новый медицинский сертификат после каждого осмотра (или обновлённый MVR для водителей с CDL).
• Сертификат обучения начинающих водителей (ELDT) — для получивших CDL после 7 февраля 2022 года и имеющих меньше года опыта.
• Сертификат обучения LCV — если водитель ведёт автопоезда увеличенной длины.
• Документы о возвращении к работе — если у водителя было нарушение, связанное с наркотиками или алкоголем.

Сколько хранить

DQ file и Driver Investigation History File хранятся всё время работы водителя плюс три года после его ухода. Некоторые обновляемые документы (ежегодные MVR, ежегодные анализы, старые медицинские карты) можно убрать через три года после даты оформления, если в деле лежит актуальная версия.

Самые частые ошибки

• Анкета без истории трудоустройства или без подписи.
• Практический экзамен после первого рейса или сертификат неправильного формата.
• Запрос прошлым работодателям не отправлен или отправлен один раз без повторов.
• Предварительный запрос в Clearinghouse проведён после начала работы.
• MVR показывает, что у водителя не было нужной отметки в правах.
• Водитель работал с просроченным медицинским сертификатом.
• Ежегодный запрос в Clearinghouse пропущен для давних водителей.
• Первичные документы случайно удалены при «наведении порядка».

Сделайте процесс скучным

Лучший процесс ведения DQ file — тот, о котором никому не нужно думать: чек-лист на каждого водителя, календарь для обновляемых документов и правило, по которому диспетчер не может назначить рейс, пока служба безопасности не отметила дело как полное. Многие перевозчики используют для этого специальные программы; аккуратная таблица и строгая привычка тоже работают.

Федеральные стандарты — это нижняя планка. Присяжные и страховщики всё чаще ждут, что перевозчик её превысит, и полный, аккуратный DQ file — самое простое место, где это можно показать.

Первоисточники: 49 CFR Part 391 на eCFR и материалы для работодателей на сайте Drug & Alcohol Clearinghouse.